Privacybeleid Bookwiz

1. Wie zijn wij

Bookwiz is een dienst van Clara Ventures B.V., gevestigd in Nederland. Wij helpen ondernemers met inzicht in hun financiële gegevens via onze webapplicatie app.bookwiz.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

Bookwiz verwerkt hoofdzakelijk zakelijke en financiële gegevens. Persoonsgegevens worden slechts in beperkte mate verwerkt, zoals:

• Accountgegevens: naam en e-mailadres die wij ontvangen via Single Sign-On (SSO) met Google of Microsoft om je toegang te geven tot de applicatie.
• Boekhouddata: financiële gegevens uit je boekhoudsysteem, die incidenteel persoonsgegevens kunnen bevatten (zoals namen of contactgegevens op facturen).
• Betaalgegevens: verwerkt via Stripe, uitsluitend voor het afrekenen van abonnementen.
• Technische gegevens: zoals IP-adres, browsertype en foutmeldingen voor beveiliging, foutanalyse (Sentry) en gebruiksstatistieken (PostHog).

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de Bookwiz-dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren. Bookwiz gebruikt geen tracking- of marketingcookies.

3. Doeleinden

Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend om:

• Je toegang te geven tot de Bookwiz-applicatie.
• Betalingen te verwerken en abonnementen te beheren.
• Gegevens uit jouw boekhoudsysteem op te halen, te analyseren en overzichtelijk weer te geven binnen Bookwiz.
• De betrouwbaarheid, veiligheid en werking van onze dienst te waarborgen.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om onze dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren. Gegevens worden niet gebruikt voor marketing of profilering.

4. Boekhoudkoppelingen

Wanneer je Bookwiz koppelt aan je boekhoudprogramma (zoals Exact Online, Moneybird, AFAS of e-Boekhouden.nl), geef je ons toestemming om gegevens uit jouw administratie op te halen. Deze gegevens worden dagelijks automatisch bijgewerkt om actuele inzichten te kunnen tonen. Je kunt de koppeling op elk moment verbreken, waarna de synchronisatie stopt en jouw gegevens worden verwijderd binnen 30 dagen.

5. Subverwerkers

Voor het leveren van onze dienst maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers binnen de EU of met passende waarborgen:

• Fly.io – hosting van de applicatie (Frankfurt, Duitsland)
• Neon.tech – hosting van de database (Frankfurt, Duitsland)
• Stripe Payments Europe Ltd. – verwerking van betalingen
• Google Cloud – hosting van de AI modellen die gebruikt worden binnen Bookwiz. Gegevens worden niet gebruikt voor het verbeteren (trainen) van deze modellen.

Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang.

• Alle communicatie verloopt via TLS (HTTPS).
• Gegevens worden versleuteld opgeslagen (encrypted at rest) binnen de EU.
• Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot gegevens, en uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Wanneer je jouw account verwijdert, worden alle persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren (bijv. voor facturatie).

8. Analyse en foutopsporing

Voor het verbeteren en beveiligen van onze dienst gebruiken wij de volgende tools:

• PostHog – voor productanalyse en gebruiksstatistieken binnen de Bookwiz-app. Wij gebruiken PostHog uitsluitend om inzicht te krijgen in hoe de applicatie wordt gebruikt, zodat we de dienst kunnen verbeteren. PostHog verwerkt alleen technische en geanonimiseerde gebruiksgegevens (zoals een intern gebruikers-ID) en geen namen of e-mailadressen. De gegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie en niet gedeeld met derden.
• Sentry – voor het automatisch opsporen en oplossen van fouten. Hierbij kunnen technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en foutmeldingen tijdelijk worden opgeslagen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor foutanalyse en beveiliging en worden verwijderd na een beperkte periode.

Bookwiz gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Alle gegevens worden verwerkt binnen de EU en uitsluitend voor functionele en analytische doeleinden.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Neem hiervoor contact op via info@bookwiz.nl.

10. Contact

Clara Ventures B.V.
E-mail: info@bookwiz.nl
Website: www.bookwiz.nl